À quand remonte votre dernier événement corporatif mobilisant et inspirant, suite auquel vous vous êtes rapidement engagés avec enthousiasme dans la mise en place de projets ayant été abordés? Qu’aviez-vous retenu et mis en place concrètement? Le temps et le déplacement en ont-ils valu la peine?
Récemment, le Harvard Business Review a présenté un excellent article qui met de l’avant le fait que les congrès traditionnels offrent un faible retour sur investissement (ROI). Désillusionnées, les organisations auraient même diminué leurs attentes face à ces grandes rencontres. Il est vrai que ces congrès se résument souvent en une rencontre libellée d’une thématique accrocheuse telle qu’« Oser le changement » ou « Faire mieux, aller plus loin ». Toutefois, dès que le CEO a terminé son allocution d’ouverture, ces thématiques perdent rapidement vie pour faire place aux objectifs propres aux différents interlocuteurs. Par ailleurs, lors de ces rencontre les participants sont souvent perçus comme des acteurs passifs, qui n’ont pour rôle que d’écouter, absorber l’information et poser des questions lors des périodes prévues à cet effet. Puis, en soirée, on leur offre quelques activités sociales et de divertissement afin d’infuser un brin de plaisir et d’encourager le réseautage entre ces derniers. Ainsi, à la fin de la rencontre, les participants quittent avec une surdose d’informations, quelques questions répondues, un mal de tête de la veille et, surtout, trop peu de mobilisation et d’engagement pour les amener à passer à l’action. Rassembler autant de personnes et investir autant dans un événement pour ne générer que si peu… Parions que plus d’un CFO se grincent les dents en pensant à ces événements et meurent probablement d’envie de les remplacer par des webinaires !
Et si les congrès livraient leur promesse de mobiliser, d’aligner les efforts et de générer un réel engagement de tous? Et si ces événements devenaient des moments tournant qui propulsent votre organisation pour la prochaine année ? Que devrions-nous faire autrement ?
Inspiré de l’article du Harvard Business Review et basé notre expérience dans la réalisation et l’animation d’une multitude de rencontres et d’événements corporatifs, nous vous proposons deux éléments clés, ainsi que quelques questions puissantes, desquels vous pourrez vous inspirer afin de transformer vos événements en réels leviers de mobilisation et d’engagement de mise en action de l’organisation.
1— Avoir des objectifs ambitieux : un arrêt obligé à un moment tournant qui propulse l’organisation
Avec les années, vous vous êtes fait à l’idée qu’on ne peut espérer bien plus qu’effectuer une mise à niveau des participants sur les grands projets de l’entreprise pour l’année à venir. Il est temps de remettre en question votre perception et d’oser demander davantage de ces événements! Pour ce faire, revoyons la portée des objectifs d’un événement. Voici quelques questions afin d’identifier vos objectifs :
- Si cet événement pouvait devenir un moment important et puissant de mobilisation et d’engagement pour propulser l’organisation, au service de quels objectifs ambitieux et de quelles intentions bienveillantes serait-il dédié?
- Si tout était possible, avec quoi souhaiteriez-vous que vos participants repartent ? Pensez aux quatre différentes dimensions : cœur (émotions), tête (apprentissages), corps (action), communauté (type de support et de suivis par la communauté, création d’alliés, de sous-groupes, etc.). Soyez précis.
- En quoi les différents besoins des départements peuvent être au service des objectifs et de l’intention établis pour cet événement ? (et non l’inverse)
2— Pensez votre événement en trois phases : avant, pendant et après
AVANT
Sonder des gens avant de développer le contenu :
Vous avez établi des objectifs couvrant probablement certains grands projets de l’organisation. Avant de préparer le contenu, pourquoi ne pas sonder vos participants afin de mieux saisir où ils en sont par rapport à ce(s) sujet(s)/projet(s) ? Vous serez alors mieux en mesure de développer le bon contenu et d’adapter votre façon de le livrer, en fonction des réels besoins et enjeux de votre auditoire. Par ce simple exercice, vous venez d’optimiser votre rencontre !
Prévoir un travail préparatoire que vos participants devront réaliser avant l’événement :
Attention, le travail préparatoire doit être simple et inspirant. Donner des questions puissantes auxquelles réfléchir est beaucoup plus mobilisant que d’envoyer une liste de lectures! Demander aux participants d’effectuer un travail préparatoire permet non seulement un premier niveau de responsabilisation et d’engagement des participants, mais cela vous permet aussi de vous assurer que les participants arriveront avec une compréhension et une réflexion de base sur les sujets que vous souhaitez aborder. Toutefois, la plus grande valeur ajoutée réside dans le gain de temps habituellement alloués aux présentations magistrales où le contexte est loin de favoriser l’absorption de l’information et encore moins son appropriation par des participants spectateurs. Dans le meilleur des mondes, ces présentations pourraient être effectuées en ligne avant l’événement. Ainsi, tout ce temps désormais libéré pourra être dédié à des activités à valeur ajoutée telles que des workshop qui pourront générer une réelle mobilisation des troupes et engendrer des engagements concrets chez des participants devenus actifs.
- Quelle information peut être diffusée avant l’événement afin d’optimiser votre retour sur investissement et de maximiser le temps alloué aux activités à valeur ajoutée? Quelles stratégies de diffusion peuvent être utilisées? (webinaire, intranet, une mixité de ces deux stratégies, etc.)
- Quelles réflexions les participants peuvent-ils faire afin d’arriver avec un minimum de compréhension et d’idées sur les sujets/projets qui seront au cœur de la rencontre?
PENDANT
Développez un déroulement dynamique, participatif et engageant, avec un fil conducteur clair :
Durant l’événement, la magie doit opérer afin d’atteindre les objectifs. Pour ce faire, le niveau d’énergie doit être maintenu afin de maximiser la contribution et la participation. Aussi, le fil conducteur doit permettre d’amener les participants à s’attarder sur les bonnes questions et à s’engager sur des actions concrètes qui sont à la fois pleines de sens pour eux et pour l’organisation. Des défis peu banaux ! Voici quelques questions pour orienter la création de votre déroulement :
- Comment accueillir chaque individu afin qu’il se mette dans une posture de confiance et d’ouverture?
- Est-ce que j’ai un fil conducteur cohérent où chaque atelier et intervention permet d’amener pas à pas les participants vers les objectifs de l’événement?
- Comment minimiser chaque moment de présentation magistrale, s’ils sont nécessaires, afin de maximiser le temps à valeur ajoutée d’appropriation, d’échange, de cocréation et d’engagement?
- Est-ce que les interlocuteurs ont préparé une présentation concise, inspirante et cohérente avec les objectifs de l’événement ou sont-elles axées sur leurs propres objectifs et déconnectées des intentions de l’événement?
- Est-ce que la séquence et la variété des activités et des interventions permettent de maintenir un niveau d’énergie suffisamment grand pour stimuler la participation et maintenir la mobilisation durant l’événement?
- Est-ce que la diversité des activités reflète la diversité des participants? (introvertis et extravertis, visuels et auditifs)
- Les activités et interventions assurent-elles la contribution de tout un chacun?
APRÈS
Profitez de l’élan de mobilisation créé par l’événement !
Un événement bien organisé génère un niveau important de mobilisation et d’engagement. Quelle belle façon de maximiser le retour sur l’investissement en prolongeant l’événement (et ses effets) en pensant dès maintenant au post-événement ! Voici quelques questions pour vous inspirer à penser autrement le post-événement :
- Dans le meilleur des mondes, que se passerait-il avec les participants lors de leur retour au travail?
- Comment pourrions-nous faire en sorte qu’ils préparent leur retour au travail lors de l’événement?
- Quels types d’engagements souhaitez-vous que les participants prennent afin de faire suite aux sujets et projets traités lors de l’événement?
- Quelles stratégies de suivis et quels indicateurs pourraient permettre de rendre visibles les engagements ayant été pris durant l’événement?
Dans vos stratégies de suivis, surtout, évitez l’ajout de paperasses (bureaucratie supplémentaire), soyez créatif et restez simple !
Cet article vous a inspiré? Vous souhaitez en savoir davantage? Nous vous invitons à lire l’excellent article de Bob Frisch et Cary Greene, Leadership Summit That Work. Une meilleure idée encore, appelez-nous! Grisvert excelle dans la conception et l’animation de ces types d’événements. Il nous fera plaisir d’amener vos rencontres là où vous n’êtes encore jamais allés! Oserez-vous?
Cet article a été rédigé par Michèle Barsalou
Accessible via la station Saint-Henri