Les rencontres ne sont pas une perte de temps, elles ont juste besoin d’amour…

À quand remonte votre dernière rencontre efficace?

Sur le terrain, nos clients nous mentionnent souvent que leurs rencontres sont peu efficaces et qu’il y en a de plus en plus. Globalement, 15 % du temps collectif d’une organisation serait consacré aux rencontres. On entend même émerger l’expression « culture de meetings ». Il semble que nous nous sommes résignés au fait que les rencontres soient des arrêts obligatoires pour l’organisation.

Pourtant, les rencontres sont des leviers inestimables pour bénéficier de l’intelligence collective au quotidien, pour briser les silos et pour augmenter la capacité des troupes à travailler en équipe. Bref, les rencontres ont la capacité de propulser quotidiennement l’organisation!

Si toutes les rencontres de votre organisation devenaient soudainement extrêmement efficaces, qu’est-ce que cela pourrait générer de nouveau?

Voici quelques astuces et questionnements auxquels nous vous invitons à réfléchir pour maximiser votre temps de rencontres et gagner en efficacité.

1. Un peu plus d’attention en amont…
   • Prenez le temps d’être parfaitement au clair quant à votre intention. Avec quoi devez-vous absolument sortir de cette rencontre? Quels sont les résultats souhaités et vos livrables?
   • Choisissez les bonnes personnes pour y assister. Qui vous permettra de répondre à votre intention et de réaliser vos livrables? Quel est votre principal besoin qui ne peut être comblé que par cette rencontre ? Quel est le principal besoin de ces personnes qui ne peut être comblé que par cette rencontre ?
   • Préparez vos participants. Quel travail préparatoire peuvent-ils effectuer pour optimiser leur contribution lors de la rencontre?
   • Concevez une invitation inspirante et explicite sur l’intention de la rencontre. Lorsque vous invitez vos participants, soyez clairs et concis en présentant l’intention de la rencontre. Vous pouvez énoncer cette intention sous la forme d’une question : « Ensemble, nous chercherons à répondre à cette question : […] » ou « Ensemble, nous chercherons à trouver des stratégies pour […] ».
   • Préparez les échanges qui doivent absolument avoir lieu afin d’atteindre vos résultats désirés. Quels grands sujets devront être discutés? Lesquels sont prioritaires ? Quelles questions puissantes permettront aux participants d’apporter la contribution que vous souhaitez aller chercher de leur part?

2. Un peu plus de cœur pendant…
   • Prêtez une attention particulière à l’accueil, comme si vous les receviez chez vous.
   • Lorsque vous débutez votre rencontre, n’hésitez pas à opter pour une formule storytelling afin de présenter le contexte qui vous a amené à organiser cette rencontre. C’est toujours plus mobilisant pour les participants.
   • Permettez aux participants d’arriver tout doucement dans la rencontre. Sous la forme d’un check-in, n’hésitez pas à demander aux participants où ils se situent par rapport au sujet : dans quel état d’esprit ils arrivent, ce qu’ils savent du projet, etc. Vous serez alors davantage outillé pour les accompagner durant de la rencontre.
   • Tout au long de la rencontre, soyez à l’écoute du niveau d’énergie des participants et n’hésitez pas à valider leurs préoccupations, leurs besoins et leur appréciation.
   • Encouragez la contribution de l’ensemble des participants (faites fi de la hiérarchie).

3. Un peu plus d’efforts pour maintenir la flamme après…
   • Pensez au contenu que vous désirez recueillir. Quels éléments devez-vous absolument capturer? Lesquels sont essentiels ?
   • Préparez le matériel pour recueillir l’information. Quels outils vous permettront, en temps réel, de rendre visibles les conclusions de chacune des discussions qui auront lieu durant la rencontre?
   • Quelles sont les prochaines étapes au sortir de cette rencontre ?
   • Lorsque vient le temps de faire le suivi, favorisez les contacts humains plutôt qu’écrits.
   • Misez sur les intérêts des personnes que vous impliquez dans la suite, pour cultiver l’engagement : parlez-leur de ce qui est important pour eux dans ce projet.

Et si, vous donniez un peu plus d’amour à votre prochaine rencontre, que feriez-vous de nouveau ou de différent?

Par quels éléments allez-vous commencer?