Retrouvez la puissance de la planification stratégique (partie 2)

Durant la dernière année, l’équipe de Grisvert a accompagné plusieurs organisations dans leur planification stratégique, pour la cocréer avec leurs différentes parties prenantes. Avec ce qui suit, nous tenterons de démystifier une telle démarche de cocréation en utilisant l’exemple d’un mandat en particulier : celui de la planification stratégique de la Ville de Saint-Jérôme. Voici un survol de cet exercice de PS en deux grandes phases : (1) clarifier l’intention et les résultats souhaités et, à partir de cette première réflexion, (2) concevoir les différentes étapes de collaboration pour la cocréer.

Une première phase primordiale : clarifier l’intention et les résultats souhaités…

En premier lieu, identifiez qui interpeller, à quel moment et pourquoi (les résultats attendus). Voici des exemples de questions pour alimenter cette réflexion :

1. À quels enjeux cherche-t-on à répondre en privilégiant une telle démarche?
2. Qui sont les parties prenantes concernées par la planification stratégique?
3. Quel niveau d’engagement souhaite-t-on aller chercher pour chacune de ces parties prenantes?
4. Dans vos plus grands rêves, comment chaque partie prenante propulse la mise en œuvre du plan stratégique? (Transformez vos réponses en résultats souhaités)
5. Sur quels éléments de réflexion stratégique* chaque partie prenante devrait-elle contribuer et quel type de contribution souhaitons-nous aller chercher?
6. Y a-t-il d’autres acteurs (non concernés) qui pourraient également contribuer à la réflexion?

En ce qui concerne la Ville de Saint-Jérôme, on peut résumer cette première phase de réflexion ainsi : La Ville souhaitait que ses employés soient mobilisés par la réalisation des actions du plan stratégique, qu’ils s’approprient la vision 2020 de la Ville et qu’ils en soient fiers ! Elle souhaitait aussi que les acteurs de la communauté combinent leurs efforts à ceux de la Ville afin de créer ensemble le Saint-Jérôme de demain !

Deuxième phase: concevoir une démarche de planification stratégique en mode collaboratif!

Une fois que votre intention, vos objectifs ainsi que les différents types de contributions sont clairs, vous êtes prêts à créer votre démarche de planification stratégique de façon collaborative! Il est donc temps d’identifier les étapes clés pour réussir la démarche. Dans le cas de la Ville de Saint-Jérôme, une démarche en quatre grandes étapes a été développée :

1— Cocréer les grandes orientations stratégiques avec les élus, le maire et les directeurs de services

Deux ateliers de cocréation; 25 personnes interpellées par atelier; Trois grands objectifs : (1) faire émerger des constats, (2) développer une vision commune et (3) élaborer les grandes orientations du plan stratégique.

2— Cocréer les actions à mettre en oeuvre avec les employés (incluant les membres du syndicat)

Deux Forums des employés; 250 employés par forum; Trois grands objectifs : (1) prendre connaissance de la vision et des grands chantiers afin de (2) s’exprimer sur ces derniers, puis, (3) identifier des actions pour les concrétiser.

3— Cueillir les idées des citoyens pour réaliser la vision de la Ville

Un forum en ligne; 178 répondants; Deux grands objectifs : (1) informer les citoyens sur la vision de la Ville, (2) solliciter leurs idées de projets pour la faire vivre.

4— Faire appel à la communauté afin qu’ils combinent leurs efforts à ceux de la Ville

Un Forum de la communauté ; 237 acteurs du milieu ; Trois objectifs : (1) informer les acteurs du milieu quant à la vision de la Ville, (2) faire émerger des projets alignés avec la vision de la ville, (3) faciliter la rencontre entre des acteurs du milieu afin de faciliter la réalisation de ces projets. Voici l’article diffusé par la Ville : « Salle comble pour le forum de la communauté »

S’il y avait une chose à retenir…

Ce qui a assuré la réussite de cette démarche est la clarté de l’intention à chaque étape, avec chaque groupe de parties prenantes. En fait, pour chaque étape, le type de contribution recherché était très clair : on souhaitait que les participants puissent se prononcer sur une proposition, qu’ils valident des éléments proposés, qu’ils testent des hypothèses, qu’ils partagent des idées pour concrétiser des chantiers, qu’ils bonifient une proposition ou qu’ils identifient de grandes orientations. S’assurer d’être au clair avec ce que nous voulons aller chercher comme type de contribution oriente grandement l’intervention, gère les attentes et permet de cibler l’effort et les expertises, là où ça compte!

Fin

* Exemples d’éléments de réflexion stratégique : Analyse externe et interne, valeurs, vision, mission, opportunités, menaces, orientations stratégiques, objectifs, stratégies, actions, etc.

Cet article a été rédigé par Michèle Barsalou